Como ya se sabe y se tiene en cuenta, en una empresa, sea grande o pequeña se genera un gran número de tickets de gastos.

En especial, las empresas dedicadas a la prestación de servicios, derivados en la realización de faenas al exterior, en que el trabajador, por el simple hecho de desplazarse a entornos urbanos (en coche, motocicleta o transporte público) genera gastos. Estos gastos como por ejemplo al estacionar el coche en parkings, zonas de estacionamiento tarificación horaria, autopistas, etc…, generan gran cantidad de tickets o comprobantes de pago, que al cabo de un cierto tiempo, el trabajador pueda liquidar.

En este blog comentaré esta problemática de gestión de liquidación de gastos, que suelen llevar algunos que otros quebraderos de cabeza, ya que, en multitud de escenarios empresariales, existe esta dinámica. No obstante, se puede amoldar cualquier proceso empresarial en un software de gestión documental o de automatización de procesos.

La pregunta, que uno podría plantearse es ¿tengo que guardar todos los papelitos de comprobantes / tickets en un lugar seguro? La respuesta a la pregunta es no. Gracias a las soluciones de Gestión Documental, podremos prescindir de guardar físicamente el comprobante de pago y tener a buen recaudo nuestra documentación relacionada a gastos. Esa documentación, la tendremos archivada en nuestro sistema. Esta implementación nos dará una gran tranquilidad y la vez seguridad.

¿Como se consigue esta solución?, pues simplemente, necesitamos un dispositivo móvil (teléfono móvil, tableta, etc) y una implementación del software de solución documental apropiado a tal procedimiento. El dispositivo móvil, será el encargado de realizar una fotografía del ticket, que hará la función de digitalizar el documento. Una vez ya digitalizado y transferido dentro al sistema de gestión Documental, el proceso de control de gastos seguirá un procedimiento de validación mediante herramientas de flujos de trabajo, que se encargarán de automatizar el proceso y hacer llegar la tarea al usuario encargado de nuestra organización empresarial.

El trabajador puede tener organizados sus tickets y el departamento apropiado a tal tarea, puede tener controlada la gestión de liquidación para aplicarla al momento concreto. Llevando a cabo esta implementación, solucionamos la problemática y a la vez mejoramos el seguimiento.

De acuerdo a todo lo que se ha ido comentando en este artículo, lo que hacemos es digitalizar nuestro comprobante y el proceso entra en un flujo de trabajo (WorkFlow) apropiado para llegar a gestionar el proceso. Pero… ¿Puedo destruir el documento (papelito) original una vez procesado en el sistema de gestión? Pues la respuesta a este planteamiento es que sí. Este procedimiento está sujeto a las normativas legales presentes y podremos destruir con total seguridad el comprobante físico una vez lo hayamos introducido al sistema gestor documental.

Esta ha sido una esquematización de llevar un control de gastos varios, pero tal como se ha considerado sobre este aspecto, existen otros escenarios o procedimientos, que si los desgranamos en procesos más pequeños, podemos implementar la solución documental o de automatización más idónea a nuestro ámbito de trabajo.

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