Durante mi trayectoria profesional he dedicado mucho tiempo a entrevistas personales a diferentes perfiles profesionales para captar las necesidades y problemas con las correspondientes implicaciones que conlleva una gestión empresarial independientemente del sector o departamento.

 

Cualquier inicio de conversación tiene un punto de exploración visual de las partes y, por lo tanto, las primeras palabras son claves para establecer un inicio de relación de confianza, es decir el derecho que nos permitirá o dará pie a preguntar y recibir respuestas.

Aparte de las diferentes preguntas propias de los procesos empresariales hay que son propias de la gestión del tiempo y estas son claves para ver y demostrar al cliente o entrevistado la necesidad de optimizar el tiempo del día a día.

La gestión de los procesos es nuestra especialidad y demuestra a los clientes y entrevistados como importante es para la empresa introducir herramientas de Gestión Documental, de Gestión de Procesos e incluso de optimizar la propia herramienta de Gestión Empresarial o ERP, es decir optimizar el tiempo y el trabajo para no hacer trabajo del trabajo.

Como especialistas en el sector de la Gestión Empresarial, el tiempo y el conocimiento nos ha permitido conocer suficientemente a fondo buena parte de los procesos empresariales, cierto que muchos de ellos son diferentes, pero la mayoría son similares por no decir iguales, pero especiales por su volumen a nivel de datos, documentos y actores.

Resulta siempre emocionante y sorprendente hacer preguntas del tipo. ¿Necesita consultar con frecuencia su archivo? ¿Dónde tienen ustedes el archivo? Nuestro trabajo comienza al escuchar las respuestas para demostrar cómo es de vital ahorrar tiempo. La típica respuesta es, dos o tres veces al día, pero no es una respuesta que nos aporte inicialmente datos importantes. Aquí podemos detectar cierta residencia de la persona que responde y quizás precaución o temor pues ir al archivo no es precisamente algo muy productivo.

Esta respuesta nos lleva a preguntar. ¿Cuánto tiempo necesita para cada consulta en el archivo? Se suele obtener normalmente una respuesta de cinco minutos por consulta, pero también vemos una respuesta temerosa, de precaución o de defensa.

La verdad es que una consulta en el archivo implica unas preguntas iniciales del tipo. ¿Quién tendrá este documento? ¿Alguien sabe dónde está ..? Siempre hay un primer intento de encontrar lo que buscamos sin hacer un desplazamiento, pero la verdad es que cinco minutos por consulta no se ajusta a la verdad. Durante nuestro trayecto en el archivo también podemos ser reclamados por otras funciones o atender preguntas e incluso aprovechamos para hacer otras cosas que de no haber tenido la necesidad de consultar el archivo no se habrían producido y por tanto aquí también hay cierto grado de desorden.

Sabemos que de 15 minutos pasamos directamente a 45 minutos pues también hay que volver al archivo lo que por trabajo se ha sacado del mismo y evidentemente tiene que quedar todo debidamente clasificado para nuevas consultas.

A consecuencia de nuestras preguntas podemos saber que una sola persona puede que necesite 45 minutos diarios de su tiempo para gestionar trabajo del trabajo y no a un trabajo productivo y por esta razón las herramientas de Gestión Documental y Procesos nos permiten optimizar nuestras tareas diarias, ganar tiempo, vivir mejor y disponer de tiempo para nuevas tareas o permitir dar una respuesta más eficiente, en definitiva, ser más competitivos.

La digitalización es clave para optimizar todos los procesos empresariales y en RIC.DOC sabemos cómo hacerlo.

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