¿Qué significa para nuestro negocio digitalizar una factura?
Es una muy buena pregunta que uno podría plantearse. Cuando se formula esa pregunta, la respuesta más directa y más obvia al efecto, sería explicar el procedimiento de crear ese archivo digital, usando un escáner para digitalizar el documento, el tipo de archivo, la resolución, etc.….
Digamos que nos referiríamos a argumentar en aspectos técnicos el proceso de creación de este documento en digital, creando el archivo desde una fuente en papel o desde archivo electrónico y posteriormente enviarlas a nuestros clientes y finalmente guardándolas en un lugar en nuestro ordenador o memoria extraíble. Pero, nos olvidamos de responder a esa pregunta, llevándola al lado en la argumentación de las capacidades de mejora que obtendríamos en adoptar este aspecto de digitalización a nuestra empresa o a nuestro negocio.
A fecha de hoy, muchas empresas tienen resuelta la emisión de facturas en formato electrónico, pero siguen sin optimizar la búsqueda, almacenaje y custodia de las facturas en papel que reciben de sus proveedores. Esto provoca que las empresas tengan que dedicar un espacio importante en sus oficinas para guardar las facturas de los últimos años, según marca la ley, además del tiempo que se suele tardar en localizar una factura dentro de ese archivo.
Esa mejora que puede adoptarse es incrementar la efectividad en la búsqueda de esa factura, teniendo la posibilidad de buscarla en el momento preciso y en un tiempo más que efectivo, además de disponer de un repositorio digital (archivadores digitales) donde tendremos almacenadas todas y cada una de ellas. Dicho en otras palabras, logramos dar una vida a este documento, proporcionándole un dinamismo en todos los estados posibles que puede tener la factura como documento en si. Pero, también nos olvidamos que gran parte del peso de esta mejora de digitalización de esas facturas, es la certificación de las mismas.
Para mejorar la productividad en esta área, en RIC.DOC disponemos de la digitalización certificada de facturas de proveedores, usando un software de gestión documental, que es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con el mismo valor que las originales, lo que hace posible destruir posteriormente las facturas en papel.
El procedimiento para realizar la digitalización certificada de facturas consiste en:
- Escanear las facturas a una resolución mínima de 200 ppp (píxeles por pulgada).
- Escanear las facturas a un formato digital homologado, como PDF, TIFF o JPG.
- Firmar las facturas con una firma digital que garantice la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.
- Almacenar las facturas firmadas en un repositorio documental seguro, de manera que se garantice su invariabilidad.
Para cerrar este proceso de digitalización certificada de facturas es necesario vincular a cada factura escaneada una serie de metadatos (fecha de la factura, proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total), que pueden implementarse de tres maneras:
- manualmente,
- automáticamente, mediante OCR zonal en las propias facturas escaneadas,
- automáticamente, desde un fichero, base de datos o aplicativo externo con dichos datos extraídos del sistema contable de la empresa.
Cumplidos estos requerimientos y realizado el cierre fiscal de cada periodo de liquidación, ya sería posible destruir las facturas en papel, ya que las facturas digitalizadas siguiendo este procedimiento tendrán la misma validez legal que sus originales.
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