Los riesgos de archivar los documentos en papel

Los riesgos de archivar los documentos en papel

¿Te has preguntado alguna vez los riesgos que puede tener archivar los documentos de la empresa en papel?

Quizás es una de las preguntas que todos sabemos la respuesta, pero muchas de las empresas quieren omitirla el mayor tiempo posible.

¿Pero por qué sucede esto?

¿Por desconocimiento, por comodidad o por pereza? Podríamos decir que un poco de las tres combinaciones sería la respuesta correcta. Algunas empresas por comodidad prefieren no modificar nada y seguir con las herramientas actuales y en cambio otras por pereza a conocer soluciones nuevas les genera rechazo y piensan que es una pérdida de tiempo.

Pero realidad es que son decisiones que hay que tomar si queremos proteger la información.

Qué riesgos tenemos al archivar en papel:

  • Pérdida de tiempo: Normalmente no solemos tener toda la información encima de la mesa por lo que, si no estamos digitalizados, el archivador se convierte en muchas ocasiones el mejor aliado junto con las idas y venidas para la búsqueda de información.
  • El documento puede estar mal archivado o en el peor de los casos puede estar desterrado al sótano debido a su antigüedad o por la falta de espacio en la oficina.
  • Pérdida o desconocimiento del origen del documento. Suele pasar que dos empleados necesiten el mismo documento, y éste segundo que ha llegado más tarde se desespere un poco en intentar localizar esa información.
  • El papel nos ancla un poco a la oficina, siendo esclavos del archivador y no poder teletrabajar con el material correcto.
  • Y en el peor de los casos… ¿Quién no conoce alguna empresa que se ha visto afectada por el temporal o por un incendio descontrolado?
Los riesgos de archivar documentos en papel

La clave está en empezar a entender que la tecnología no es una enemiga, sino una aliada para gestionar la información de la empresa.

DIGITALIZAR esos documentos lo es todo para asegurar el futuro de una empresa.

Además, ¿Te imaginas estar en un chiringuito trabajando y poder acceder a la información con un clic?

Los riesgos de archivar documentos en papel

Esa sería una de las ideas, entre otras cosas dar flexibilidad para teletrabajar desde cualquier lugar, proteger la información en formato digital sin riesgo a pérdida ni duplicidad, saber en todo momento quién lo está gestionando o incluso buscar contenido de hace años sin tener que adentrarse a la oscuridad de los sótanos.

Además, desde RICDOC te lo ponemos fácil, integramos el gestor documental con tus herramientas digitales, sin tener que renunciar a ellas.

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