Las claves para volver al trabajo sin perezas
¿Necesitas más tiempo para recuperarte de tus vacaciones?
El regreso de las vacaciones para muchas personas, siempre ha sido un paso difícil de gestionar y es que el hecho de estar ausente en la oficina durante periodos largos de tiempo, habitualmente es equivalente a mucho trabajo pendiente de realizar.
Entre ellos podemos encontrar centenares de correos por revisar, renovaciones de contratos por firmar, facturación por aprobar, etc.
Por ello, te queremos proponer una serie de soluciones, para que le puedas poner remedio desde un inicio y logres volver al trabajo con otra actitud las próximas vacaciones.
5 consejos básicos:
1. Trabajar con un Gestor Documental:
Tener implantado un Gestor Documental en la empresa, es el complemento perfecto para combinarlo con el resto de herramientas digitales. No se trata tan solo de tener un almacenaje centralizado de información, sino de trabajar con los documentos de manera inteligente. Por ello, si tenemos previsión de ausentarnos en la oficina algunos días, otro usuario con permisos especiales podría gestionar esas tareas importantes.
No obstante si eres de los que no puede desconectar al 100% del trabajo, también tienes la opción de gestionarlo todo de manera online a través de tus dispositivos electrónicos. De esta manera evitarás desplazarte a la oficina en periodos festivos o incluso podrás alargar unos días más las vacaciones.
2. Enlaza el correo electrónico con Docuware:
Para aquellos que recibís facturas, albaranes, contratos u otros documentos importantes que posteriormente tenéis que clasificarlos manualmente, os recomendamos tenerlo vinculado con un gestor documental. Con él lograrás que se clasifiquen los correos de manera automatizada, para que cuando tú llegues de vacaciones ya estén organizados y clasificados.
3. Utiliza un ERP que te ayude a cotejar información sin esfuerzos
Todos sabemos que el ERP es la base de una empresa, con lo que trabajar con una buena herramienta de este tipo nos podrá proporcionar datos valiosos cuando más lo necesitemos. Procura trabajar con un ERP que coteje distinta información, la agrupe y la transforme en gráficos de valor. Configúralo para que te genere alertas de previsión y pagos, para conseguir descuentos con tus proveedores o incluso para evitar retrasos.
Con esto lograrás ver rápidamente las tareas más relevantes a gestionar.
4. Evita desplazamientos
Si no es mínimamente necesario, no te desplaces a ver a proveedores o clientes para firmar ciertos documentos rutinarios. Después de volver de vacaciones, intentamos siempre priorizar tareas, por lo que puedes utilizar las firmas digitales para lograr tener cerrados contratos u otras gestiones a golpe de clic mientras trabajas en otras cosas.
5. No imprimas todas tus tareas y empieza a trabajarlo online
Olvídate de la impresora y empieza a trabajar con los documentos online. Si trabajas con muchos datos, te recomendamos el uso de dos pantallas para poder acceder a la información más cómodamente. De este modo si nos acostumbramos a trabajar en digital, conseguiremos localizar archivos y documentos de manera más eficiente.
Conclusiones
Esto tan solo serian algunos consejos para automatizar algunos procesos empresariales durante tu ausencia. Con todo esto te garantizamos tener una vuelta al trabajo más relajada, organizada y pausada, porque la base de todo es el TIEMPO que ganamos para nosotros mismos.
