La tecnología ha jugado y juega un papel muy importante en la modernización de las empresas y sus procesos.

Primero fueron las compañías con mayor capacidad organizativa las que introdujeron los primeros Workflow o flujos de trabajo digitales en sus organizaciones incorporando sistemas ECM y BPM. Hoy en día, la tecnología está al alcance de todo tipo de empresa y toda solución que pueda disponer una gran compañía, ahora está también al alcance de la más pequeña.

Debido a todo esto, se hace vital que la administración y las empresas estén obligadas a modernizar sus sistemas, a mejorar su gestión de pagos, es decir a mejorar la eficiencia del circuito de aprobación de facturas, dicho esto, entendemos que cada día que pasa se hace más indispensable optimizar todos los procesos internos.

Aún más, con la entrada en vigor de la ley de Morosidad del 5 de julio del 2010 ley 15/2010 la agilización de los plazos de pago obligó a agilizar todos los trámites para el pago de facturas y desde el 1 de enero del 2013 el plazo de pago está en 60 días desde la fecha de recepción de material o por la prestación del servicio. Es necesario y de vital importancia eliminar tareas manuales de aprobación de facturas, es decir, el salto que hace una factura de mesa en mesa para su aprobación. Esto ya no solo es un problema legal, es incluso un tema de competitividad.

¿Qué puede hacer un Workflow digital con un circuito de aprobación de facturas?

Podemos decir que un Workflow o flujo de trabajo es una tarea con actividades conectadas que permite completar un proceso de negocio. Desde RIC.DOC pensamos que nuestros clientes no deben cambiar su manera de trabajar, pero sí adaptarse a la digitalización.

Los procesos son por consiguiente iguales, los mismos actores idénticos permisos, el mismo circuito de aprobación, de pago y contabilización, pero con las ventajas que aporta la tecnología, es decir control, seguimiento de actividades y tiempos, reasignación de tareas, control de versiones y gestión e-mail entre otras funciones.

Este paso provoca, que con el tiempo, procesos habituales puedan ser modificados por la propia evolución y adaptación del sistema ya que la digitalización comporta cambios por la propia ventaja que ofrece el sistema. De todas maneras, un paso a digital no significa realmente un ahorro si este no tiene ventajas sobre un proceso manual.

RIC.DOC dispone de soluciones adecuadas para afrontar cualquier tipo de proyecto de aprobación de facturas como por ejemplo el Gestor Documental DocuWare.

Uno de los ejemplos claros es el de la digitalización de la factura entrante bajo la Orden EHA/962/2007 es decir que utilizando DocuWare, que es una solución homologada por la Agencia Tributaria, se cumple perfectamente con la ordenanza y permite eliminar la factura en papel. Esto ya es ahorro pues el archivo no crece, no ocupa espacio, ni se requiere material ni personal alguno para su mantenimiento. Todas las facturas permanecen almacenadas y debidamente clasificadas en el gestor documental y accesible sólo para las personas que intervienen en el proceso de aprobación, seguimiento y contabilización.

Es muy importante garantizar la seguridad de la documentación por eso RIC.DOC confía plenamente en DocuWare ya que permite gestionar la documentación cumpliendo con la LOPD y con la nueva RGPD que entra en funcionamiento el próximo 25 de mayo de 2018 y a la próxima Ley Orgánica de Protección de Datos que es una orden que aparecerá para adaptar la normativa Española a la Europea RGPD.
Nuestra experiencia nos avala y pensamos que podemos ser de gran ayuda para su organización no dude en contactar con nosotros.

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