La eficacia de una empresa se encuentra no solo en la capacidad de producción y crecimiento, la eficacia también se logra optimizando los procesos internos, es decir en un mayor control y gestión de los cobros pendientes, en la gestión de pedidos y albaranes, del pago de facturas, así como en la gestión de proyectos y manejo de la información interna de la empresa.
La mejora de procesos internos, de la gestión se logra implantando una solución de Gestión Documental que permite centralizar y relacionar todo tipo de documento logrando un acceso y distribución instantánea de la información.
Implantando un sistema de gestión Documental como DocuWare con RIC.DOC logramos mejoras importantes, unas mejoras que permiten a los empleados encontrar y gestionar más rápidamente los documentos y esto implica una gestión más eficiente significando una reducción de costes operativos a corto plazo.
La aplicación de una solución tecnológica por parte de RIC.DOC como DocuWare aporta una mejora en automatismos que elimina o hacen más sencillas la típicas tareas rutinarias y tediosas de la gestión de Documentos, es decir ganamos tiempo y ahorramos gastos en partidas básicas, como el espacio del almacén de archivos, en material de clasificación de documentos, en copias e impresión de documentos, en la gestión de procesos y en sus tramitaciones, por otro lado ganamos seguridad, control y estabilidad documental.
El ahorro de espacio en un almacén se logra gracias a la conversión de procesos a papel en digital, es decir en la reducción del archivo y en la no necesidad de su crecimiento incluso en poco tiempo a su desaparición logrando un espacio para otros menesteres, para nuevos proyectos o como en nuestro caso propio, con la aplicación de la Gestión Documental lo que antes era un archivo ahora, es un gimnasio.
La introducción de la Gestión Documental, la digitalización que propone RIC.DOC implica una reducción muy importante del uso del papel, de copia e impresiones. Los documentos se digitalizan, se firman digitalmente si se precisa y se distribuyen desde el propio Gestor Documental. El acceso a la documentación se parametriza desde el Gestor Documental, registrándose todo tipo de actividad sobre el documento.
La gestión Documental implica una mejora substancial de todos los puestos de trabajo ya que no se requiere el mismo tiempo de consulta y almacenamiento de documentos usando un sistema tradicional a uno de digital, es decir lo que se hace con horas queda reducido en pocos minutos.
La gestión Documental conlleva una mejora importante en la tramitación de procesos. La posibilidad de extraer datos obtenidos mediante herramientas OCR facilita la integración de los datos de manera automática por ejemplo a aplicaciones contables, de RRHH o de gestión. Esto permite la aceleración de procesos, es decir, reducción de tiempos, mejor respuesta y por consiguiente una mejora en la competitividad por rapidez y por satisfacción de los clientes.
Un documento almacenado digitalmente en un sistema como DocuWare es un documento seguro, por su trazabilidad, por la posibilidad de replicar sus datos hacia otras ubicaciones y de esta manera garantizar la seguridad, exportación y traslado de la documentación si se precisa.
El consejo que ofrece RIC.DOC es que las empresas deben de confiar en un sistema de Gestión documental digital como DocuWare por muchas razones, pero básicamente por una reducción de costes de todo tipo incluyendo la posibilidad de crecimiento de la empresa sin necesidad de mayores inversiones. Cada día que pasa, cualquier inversión pensando en papel es una pérdida de competitividad y de dinero.
Confía en RIC.DOC somos expertos y buenos conocedores de la Gestión Documental de la transformación del papel, de los procesos digitales.
