En un artículo visto recientemente a través de la red LinkedIn, leía que se aseguraba que el promedio de consumo de papel de un oficinista es de unas 10 mil hojas de papel al año.
Esto significaría que si un paquete de Papel Universal A4 de 80g de 500 hojas para impresora sale a una media de mercado de unos 5,00€ damos fácilmente con la cifra de que el consumo medio por usuario y año en una empresa en concepto de papel es de unos 100 Eur.
A este coste tendíamos que añadir el tóner consumido, el propio coste de la impresora y su mantenimiento, etc. Con lo que nos iríamos a un coste anual de consumo de papel mucho más elevado. Este coste se puede dar por bien empleado si las impresiones son necesarias y aportan valor añadido.
Tal vez deberíamos cuestionarnos preguntas como:
• ¿Es necesario imprimir todos los documentos que manejamos durante el día?
• ¿Es necesario trabajar los documentos en papel físico?
• ¿Qué nos aporta el manejo físico de documentación?
• ¿Cuál es el coste de archivar correctamente la documentación?
• ¿Cuál es el coste de buscar en el archivo?
• ¿Cuál es el coste de archivar de nuevo?
• ¿Cuál es el coste operativo de la salida de un documento del archivo?
• ¿Como controlamos las versiones de la documentación en un archivo físico?
Seguramente el coste empresarial, ya no el de trabajador/año, es enorme y muy superior al del ejercicio realizado al inicio de este artículo. Aún podemos ahondar más en la problemática y en el coste empresarial cuando trabajamos con papel físico con preguntas como:
• ¿que seguridad tienen los documentos ante eventualidades comunes como la pérdida?
• ¿Qué seguridad tienen los documentos contra la rotura?
• ¿Que ocurre legalmente si desaparece un documento oficial como una factura, un contrato?
• ¿Cómo compartimos corporativamente las posibles anotaciones realizadas en el documento original?
• ¿Qué garantías nos ofrece el papel físico para asegurar la difusión de información entre los integrantes de un flujo de trabajo?
Y ya por ultimo y no menos importante, tal vez deberíamos preguntarnos ¿que estamos haciendo por el medio ambiente?. Estas 10.000 hojas de papel por usuario y año, ¿cuantos arboles se han tenido que talar?
Y toda esta exposición deriva con la pregunta más importante que deberíamos hacernos: ¿Qué podemos hacer para asegurar nuestra información y a su vez rebajar costes? Por suerte no debe ser una pregunta retórica ni mucho menos, en la actualidad existe una respuesta concreta: Gestor Documental.
Un gestor documental nos permitirá, capturar, archivar, buscar, trabajar, y todo ello con soporte legal. Ya no solo un gestor documental nos ofrece superar la quimera de la oficina sin papeles, sino que nos aportara seguridad, continuidad, agilidad, reducción de costes y porque no decirlo, protección medioambiental.
En RIC.DOC somos especialistas en el entorno de la Gestión documental, así como en el entorno BPM con soporte documental por lo que sobradamente sabemos de los beneficios ya no solo económicos de un sistema ECM de gestión documental sino el valor añadido estructural y funcional a cualquier tipo de empresa moderna.
El mundo empresarial moderno se dirige inexcusablemente hacia la industria 4.0 y solo las compañías que hayan apostado por plataformas ECM podrán seguir el camino hacia la industria 4.0 y no quedarse a medio camino y consecuentemente con un posicionamiento débil a nivel competitivo.
