Gestor Documental homologado por la Agencia Tributaria

Gestor Documental homologado por la Agencia Tributaria

Ya hace algunos años, empezábamos a hablar de reducir el espacio físico de documentos de las empresas para empezar a potenciar el uso de facturas digitales y documentos certificados. Es por ese motivo que se diseñaron Software de gestión documental homologados por la Agencia Tributaria.

¿Pero hasta qué punto todo esto es legal?

Ya en el año 2007, la Agencia Tributaria hizo las primeras homologaciones de Software para la digitalización de facturas recibidas en papel para poder impulsar las nuevas tecnologías y sacarle todo su potencial de manera legal.  

¿En qué consiste la digitalización certificada?

Se trata de convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada, con un nivel alto de resolución admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que solo permiten estos resultados los Software homologados por la Agencia Tributaria.

¿Qué pasa con las facturas que recibimos en papel?

Según el artículo 7 de la Orden EHA/932/2007 podremos prescindir del formato papel, siempre y cuando se digitalice el documento, por uno de los Software de digitalización homologados y estén clasificadas y archivadas, para que cualquier inspector pueda hacer uso del programa para realizar una búsqueda rápida.

¿Tengo que archivarlas una por una?

Gracias al Gestor documental de Docuware, este proceso de archivado manual se ve sustituido por el Intelligent Indexing del mismo programa.  

El sistema será el encargado de capturar todas las entradas de índice necesarias del documento, y rellenará los campos necesarios para archivarlas de manera desasistida.

¿Puedo agrupar documentos como lo hago con un clip?

Puedes agrupar los documentos que necesites, mediante un clip virtual. Viene a ser lo mismo que en papel, pero con la ventaja de que los tienes todos enlazados entre sí de manera digital.

Esto resulta ser muy útil para aquellas empresas que tienen que agrupar, una factura + albarán + justificante de pago + certificados, etc.

Con tan solo una búsqueda del nombre del proveedor, logramos acceder a toda la información en cuestión de segundos.

¿Docuware está certificado por la Agencia Tributaria?

Desde el año 2009 que consta registrado como Software Documentales homologados por la Agencia tributaria.

Además en el 14 de enero de 2010, se hizo oficial, el cumplimiento de la normativa legal más exigente en el almacenamiento de documentos en formato electrónico para los usuarios de DocuWare.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), homologó el Gestor Documental de Docuware, dando plena validez legal y fiscal a la conservación en formato electrónico de las facturas digitalizadas, recibos y documentos escaneados, permitiendo de este modo, la destrucción de los originales en papel.

Contacta con uno de nuestros especialistas certificados en Docuware, o bien, calcula tu mismo el ahorro con el simulador de ahorro online de Docuware.

Fuentes recogidas del sitio web oficial de la Agencia Tributaria, juntamente con la Web de DocuWare.

Newsletter ProfesionalToda la información que necesitas para convertirte en una Empresa 4.0.

Te mandaremos toda la información que necesitas mensualmente.