La evolución y el crecimiento alzaron el uso del papel, siendo necesario evolucionar los sistemas de clasificación y uso de la documentación.

No fue hasta el siglo XVIII y concluyendo con la primera revolución industrial sobre el año 1850 donde se introdujo el primer proceso químico para la generación de papel convirtiéndose en una de las bases de nuestra cultura. El papel pasó a ser la base de nuestra formación, de la constancia de nuestros hechos y nuestros resultados profesionales. Los archivos crecieron exponencialmente ya que el uso del papel se diversifico en lo legal, formativo y empresarial.

No fue hasta mediados del siglo XX que apareció el competidor al papel, la digitalización y con ello los primeros documentos digitales, es decir documentos reflejados en un medio magnético.

Con la llegada de las primeras redes informáticas aparecieron diferentes tipos de documentos digitales con el objetivo real de prescindir del papel y de esta manera abaratar los costes de su producción, de trasmisión de información y de tiempo entre gestiones, pero con todo esto apareció un gran problema y no es más que la diversidad de archivos y documentos y su incompatibilidad entre ellos.

Este problema lo podemos ver en todo tipo de empresas donde actualmente existen los archivos de papel con documentos firmados a mano y de plena validez, archivos ubicados en diferentes zonas y lejos de su alcance, es decir que requieren, material, tiempo y no poco para la localización, extracción y reubicación de documentos.

Uno de los nuevos archivos es el de los interminables árboles digitales de donde se clasifican por una metodología personal o de equipo múltiples documentos de diferente formato. Dicho esto, podemos interpretar que deben de coexistir dos archivos y sin poder relacionar uno con otro por lo que no deja de ser un problema. Existe también un tercer archivo y quizás el más problemático que no es otro que el del correo electrónico o e-mail, es decir, un archivo personal por cada operador y puesto de trabajo y por lo tanto, otro archivo existente sin relación con los anteriores. Para más complejidad también existe un cuarto nivel de archivo y es el de generación de documentos que provoca el uso de un sistema de Gestión ERP.

Está claro que este problema como todo problema tiene su solución y se llama Gestión Documental. Desde RIC.DOC somos especialistas en la centralización de archivos, en la unificación de repositorios de documentación, en su clasificación, vinculación y acceso. Para ello nos basamos en el uso de nuestro Gestor Documental DocuWare.

DocuWare es un sistema de Gestión Documental que nos permite almacenar y clasificar todo tipo de documentación en un único archivador digital. 

    1. Su punto fuerte se encuentra en la capacidad de gestión del documento, en su vinculación con otros documentos y en el control de acceso a la documentación.
    2. DocuWare resuelve el problema del uso del papel ya que, gracias a la digitalización, se reduce su consumo, uso y espacio de clasificación.
    3. DocuWare resuelve el uso de los árboles digitales, la necesidad de establecer sistemas de seguridad sobre los documentos por carpeta y la posibilidad de duplicidad. También nos permite una edición de documentos desde el mismo escritorio de DocuWare logrando un control de versionado de cada uno de los documentos.
    4. DocuWare permite almacenar los e-mails y relacionar estos con las gestiones abiertas y otros documentos, es decir soluciona el tema del reenvió de correo, su impresión y almacenamiento en los ordenadores de los empleados dejando estos en al archivador central de DocuWare.
    5. DocuWare nos permite clasificar todos los documentos salientes del correspondiente ERP hacia un archivador central y relacionar estos con el resto.
    6. DocuWare permite sin integración o programación alguna acceder a un documento o conjunto de documento relacionados desde una pantalla predeterminada del ERP correspondiente.

Desde RIC.DOC sabemos que un Gestor Documental como DocuWare es una solución perfecta al archivo documental de todo tipo de empresas.

Somos especialistas en el sector y tenemos amplia experiencia en la gestión y optimización de procesos y recursos. Confía en nosotros, la digitalización es nuestra especialidad, apuesta por RIC.DOC.

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