DocuWare es una empresa dedicada en exclusividad a su producto y todos los años, publica dos actualizaciones de su Gestor Documental, es decir, cada seis meses lanza una nueva versión y esta, repleta de novedades. Su versión 6.12 de DocuWare avanza cada vez más a la integración absoluta de la administración del producto en un entorno totalmente Web donde la migración de la tecnología Silverligth hacia HTML5 es ininterrumpida y sin marcha atrás.

 

La mayoría de las opciones nuevas que se publican vienen de la aportación de los proveedores y clientes en los foros de colaboración, entre todos, votamos las ideas que se publican y el fabricante, al final, las evalúa, las desarrolla y publica si procede. Es evidente que muchas de las novedades son propias de la evolución del mismo producto, pero el peso de los colaboradores es importante.

Todas las mejoras y novedades se basan y se refuerzan con HTML5, en cada nueva versión que se publica por parte del fabricante DocuWare, desaparecen opciones de la versión Windows con el objetivo de que en las próximas versiones la administración del producto este al 100% bajo un entorno Web y de manera integrada con esta tecnología. En esta ocasión, el fabricante, ha procedido a migrar la relación de documentos, la administración de archivadores y la eliminación de documentos.

Con esta actualización a la 6.12, se han mejorado diferentes funcionalidades: 

Un ejemplo de ello son las máscaras de campo, estas nos permiten informar ahora por ejemplo un código postal, un DNI o un IBAN pero con un formato preestablecido, es decir que configuramos en su defecto como debe de introducirse y de esta manera guardar un criterio igual para cada tipo de campo.

No muy lejos de esto tenemos también las nuevas herramientas de validación de datos, es decir que podemos acceder a base de datos externas para asegurarnos de que los datos introducidos en un campo o metadato de un registro informado se corresponden con los que tenemos por ejemplo en un CRM. Un ejemplo de esto seria que el número de un cliente fuera el mismo en el CRM que en DocuWare.

Otra de las mejoras es la de poder establecer numeraciones automáticas de documentos por un campo concreto y estableciendo diferentes valores controlados por el usuario. Esto sirve para campos de texto, numéricos y decimales. Hay que destacar que, desde esta nueva versión, los correos electrónicos almacenados en DocuWare desde las bandejas ahora también pueden ser respondidos desde DocuWare una vez archivados.

Una mejora importante por su relevancia es la de poder enviar una solicitud de revisión desde la visión de un documento a un usuario o grupo de usuarios de DocuWare. Esto establece, simula un pequeño Workflow donde pedimos la aceptación o rechazo con el añadido de comentarios sobre el documento. Es una mejora muy simple, pero que establece una relación del documento con los diferentes usuarios y sus intervenciones.

Bajo mi punto de vista es realmente interesante por su potencia, es decir que no necesariamente necesitamos configurar un Worlkflow para solicitar la aprobación o comentario sobre los pasos a seguir sobre un documento.

Las novedades más importantes se centran en los módulos de Workflow, FORMS y conectores como el de SAP. Estos módulos están en constante evolución y sus prestaciones mejoran con cada versión. DocuWare Workflow se presenta en esta nueva versión con diferentes novedades como por ejemplo la del inicio de un Workflow basado en un rango de fechas, es decir que podemos iniciar un Workflow estableciendo una fecha de inicio. Esto sería el típico ejemplo de un contrato que se renueva automáticamente a tres meses de su vencimiento, pero que previamente debemos de efectuar un seguimiento y para ello nos marcamos una fecha previa de aviso.

Para la versión DocuWare Cloud ahora podemos conectar bases de datos locales directamente desde el Local Data Connector para crear flujos de trabajo de Workflow y extraer datos. Esto nos permite que una vez iniciado un Workflow, pueda establecerse una comunicación hacia un CRM o ERP para la extracción de datos hacia DocuWare permitiendo por ejemplo que comparando un DNI/NIF se extraiga por comparación datos del sistema para su incorporación a DocuWare.

Otra mejora no visual es la actualización del motor de Workflow logrando agilizar toda tarea iniciada. La novedad sobre el conector de SAP es que ahora ya podemos usar el conector para los sistemas Cloud de DocuWare. 

DocuWare Forms es un módulo relativamente nuevo para DocuWare y en cada nueva entrega vemos mejoras y nuevas funcionalidades. Para esta versión existe la posibilidad de publicar formularios para su uso público, esto quiere decir que cualquier persona que no tenga acceso a DocuWare puede utilizar el formulario y seguidamente transferir estos a DocuWare. Ahora el diseño de los formularios es más ágil y permite colocar los campos requeridos en cualquier posición del documento, no obstante, la disposición se efectúa de tal manera que la vista del formulario sea compatible con la visión de este desde un móvil. Por otro lado, los formularios pueden guardarse en el archivador de DocuWare con un número exclusivo asignado automáticamente.

Seguramente la próxima versión de DocuWare continuará con la línea de substitución de la herramienta de administración y concentrando esfuerzos en el módulo Forms y Workfow, veremos en breve los próximos pasos.

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