La digitalización de documentos en las compañías es cada día una tarea más común e incluso llega a convertirse en una tarea necesaria en sí misma.

Resultado de imagen de documentsResultado de imagen de iceberg

Tarea necesaria ya no solo por motivos más que evidentes y que a todos se nos vienen a la cabeza como la reducción de espacio, el aseguramiento de la conservación de los propios documentos, sino por motivos mucho más funcionales y que aportan seguridad y valor añadido a las compañías sin duda alguna.
La visión que tenemos de la digitalización de los documentos, entendiendo por documentos los propios de Word, pdf, … sino además, hojas de cálculo, imágenes, videos, hojas de trabajo, contratos, facturas, etc.. es una visión comparable a un iceberg. Vemos solo una pequeña parte del valor añadido que nos puede aportar.
Rápidamente y sin detenernos a pensar demasiado podríamos confeccionar una lista suficientemente importante para que nos detengamos unos minutos a reflexionar sobre el tema. Vamos a intentar hacer el ejercicio:
Motivos visibles y evidentes:
• Reducción del espacio de archivo
• Aseguración en el tiempo de la conservación de los documentos.
• Tiempo de manejo de documentos tanto en el archivo como en la búsqueda.
Motivos menos evidentes de mayor valor añadido:
• Edición controlada por roles, pero sumamente fácil
• Versionado automático de los documentos editados.
• Control del acceso a la información por grupos, roles, usuarios.
• Consulta simultanea de un mismo documento por usuarios distintos y distantes
• Garantía en la consulta del documento vigente.
Motivos imperceptibles de gran valor añadido:
• Facilidad en la distribución de contenidos.
• Facilidad en la distribución de comentarios y anotaciones en los documentos
• Creación de circuitos de validación.
• Estampación de marcas de tiempo y usuario en las validaciones en el propio documento
• Posibilidad de firma biométrica con soporte legal
• Procesos de chequeo, aceptación/denegación de procesos, tareas, …

Aunque, seguramente que si dedicáramos algún tiempo a reflexionar sobre el tema encontraríamos muchas más aportaciones de la digitalización de documentos a las compañías.
Existe otro tipo de valor añadido que aun no siendo cuantificable por la propia compañía ni por el balance de explotación de la misma, sí que es de suma importancia y con el paso del tiempo lo será cada vez más. Estamos hablando de la mejora de la reputación y la visibilidad de empresa “verde”.
La digitalización de documentos nos da visibilidad como empresa moderna, avanzada, transparente, así como una empresa comprometida con el medio ambiente, así como en la conservación de las masas forestales.
Por lo que podemos concluir que la digitalización no tan solo NO es una quimera actualmente, sino que con el paso del tiempo se está convirtiendo en una necesidad como en su día lo fue el hecho de implementar un sistema CRM en todas las compañías sin importar tamaño, sector o actividad.

 

Newsletter ProfesionalToda la información que necesitas para convertirte en una Empresa 4.0.

Te mandaremos toda la información que necesitas mensualmente.