¿Qué tipo de documentos puedo firmar de forma remota?

Si tomamos como referencia la palabra remota que aparece en el título de este blog, nuestro primer pensamiento en el entorno digital, es pensar que debemos necesitar de internet a la hora de realizar alguna actividad.


También según el diccionario existen otros significados, pero que no pertenecen a este contexto semántico en el cual nos estamos refiriendo. No vamos mal encaminados, Internet a lo largo de su existencia, nos ha permitido conectarnos a todos nosotros para realizar distintas finalidades: buscar información, trabajar telemáticamente o incluso comunicarnos con otras personas en texto, voz o videollamada usando la “red internacional”.

Si buscamos la parte en común de todas estas actividades, es que el significado de este adjetivo remoto/a es de algo distante en el espacio (lugar) o en el tiempo. En este aspecto, estamos ante la actividad de realizar una firma desde otro lugar y que, a la vez, si queremos, podremos realizarla cuando queramos.

Quizás conviene explicar en un par de líneas, el significado del concepto firma remota y es que: La firma remota es una plataforma de gestión de ciclos de firma electrónica de documentos, en la cual, dicha firma electrónica se basa en la autenticación fuerte de un usuario mediante 2 factores. Y además está catalogada como firma sustancial según eIDAS (Reglamento Europeo de Firma Electrónica).

Todo ello nos lleva a un proceso establecido de 3 estados:
1. Envíos de documentos certificados: La plataforma garantiza que el receptor / destinatario, ha recibido un documento determinado.
2. Recepción de documentos controlados: La plataforma le garantiza al emisor del documento, que el destinatario acepta el contenido del documento enviado.
3. Firma de documentos: Finalmente, la plataforma permite al destinatario realizar la firma electrónica del documento.

Todo este ciclo de la firma es lo que una plataforma de firma remota presta. Un servicio de firma de documentos, que permite que los usuarios puedan firmar documentos de forma remota a través de una app, desde sus dispositivos Smartphone/tablets o bien accediendo a través de una página web desde el PC, laptop o dispositivo móvil.  Todo desde la distancia (lugar y temporal), de las 2 partes firmantes. En RIC.DOC, disponemos de soluciones de firma remota que satisfacen a cualquier sector empresarial.

¿Por qué he hecho este tipo de aclaración?, pues porque las firmas han cambiado en la manera de llevarse a cabo en el mundo digital. No se firma de la misma manera, ya que el papel tiende a usarse cada vez menos y debemos utilizar otro medio si no disponemos de ese papel. De hecho, hay otro blog donde detallamos los tipos de firmas electrónicas que existen hoy en día (ver más).

Usando esta modalidad de firma remota, nosotros como parte emisora del documento a firmar, no nos veremos obligados a asistir in situ con la parte firmante. Si nos atenemos en contestar a la pregunta que encabeza éste blog ¿Qué tipo de documentos puedo firmar de forma remota? La respuesta es: CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO que se desee firmar. La plataforma ofrece la disponibilidad de usar cualquier tipo documental.

A continuación, detallo unos 5 tipos mas usados en el entorno empresarial:

Contratos, autorizaciones y formularios de clientes
Contratos de compra/venta de productos o servicios, autorizaciones para la prestación de servicios, formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico, etc. Son para todos aquellos trámites que requieren la firma de sus clientes. La cuestión es evitar que los clientes tengan que imprimir un documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado a la compañía. Quizás no resulta obvio, pero… ¿quién tiene hoy en día impresora y escáner en su casa? Cada vez menos gente.

Contratos laborales y otras operativas de recursos humanos
En los departamentos de recursos humanos, las empresas recurren a la firma remota para que los futuros empleados puedan firmar acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia, porque ello les permite transmitir una imagen innovadora. Otro factor relevante es que permite acabar con los contratos laborales impresos, y con la práctica de requerir al empleado que se presente en la oficina antes de su incorporación para firmar el contrato laboral de forma presencial.

Contratos y acuerdos con proveedores
Igual que en los casos anteriores, se proyecta una imagen de empresa innovadora, que presta atención a la relación con sus proveedores y busca eficiencias operacionales para relacionarse con ellos y facilitar la tramitación de acuerdos. Además de por cuestiones operativas y de imagen, también es determinante en este caso de uso el hecho de poder tener toda la documentación relativa a los acuerdos con proveedores centralizada y accesible en una misma plataforma.

Acuerdos de confidencialidad o de no divulgación
Son documentos de naturaleza bastante crítica para cualquier empresa, porque si hubiera fraude, ello podría significar la pérdida de propiedad intelectual o implicar la necesidad de iniciar un litigio, ya sea con algún socio, proveedor, cliente o empleado. Los acuerdos de confidencialidad o de no divulgación, que se suelen conocer por sus siglas en inglés – NDAs de non disclosure agreement – son los documentos que regulan el deber de confidencialidad entre dos o más partes. la necesidad de firmar NDAs recurren sin dudarlo a la solución de firma electrónica avanzada combinada con la remota, porque es la que permite identificar de forma única al firmante (a diferencia de la firma simple). Además, recogemos también sus datos biométricos, que ofrecen una capa de seguridad adicional en este sentido.

Peticiones públicas
Se basan para pedir la adhesión de la población en general, o de determinados colectivos en particular, a peticiones de todo tipo. Estas peticiones se dirigen normalmente a instituciones públicas, aunque también se dan casos en los que se recogen firmas para reclamar o solicitar algo a empresas privadas. Es decir, la facilidad del proceso de firma es determinante para apoyar una causa. Si el firmante se tiene que desplazar para firmar en persona, o si tiene que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado, probablemente no lo hará, ni, aunque se trate de una causa solidaria.

Bien, después de especificar el concepto de la firma remota y los diversos tipos de documentos que podemos firmar remotamente, si después de tantas líneas, la lectura ha llegado hasta aquí, ahora ya no vale decir, “que no tengo ni remota idea de lo que significa”, (😊) y espero que haya sido de gran utilidad. Si queréis más información sobre Firma Remota o Transformación Digital no dudéis en contactar con nuestro equipo de RIC.DOC.

2018-04-16T11:49:43+00:00 13 abril 2018|Firma Digital, Transformación Digital|

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