El proceso de compras: la base que articula las necesidades de una empresa
El proceso de compras es la base que articula las necesidades de una empresa para proveerla de los materiales necesarios con el objetivo de cumplir su tarea, es decir, producir.
El éxito de una empresa se relaciona con una buena gestión de compras por lo que es muy importante disponer de stocks suficientes para no parar la cadena de producción.
El proceso de compras es complejo y va más allá de una negociación, ya que, con una buena gestión, los ahorros en costes y tiempo se traducen en beneficios.
Un proceso de compras tiene unos pasos muy marcados:
- La primera fase, se encuentra en la planificación de la compra, analizar las necesidades y proceder a las solicitudes de presupuestos.
- Una segunda fase, sería la de valoración donde se estudian las propuestas recibidas terminando por seleccionar el proveedor.
- La tercera fase, es la de la negociación donde se negocian todas las condiciones procediendo a la emisión del pedido.
- La cuarta fase del proceso de compras se encuentra con la llegada del material, sus albaranes y finalmente con la factura del proveedor y los pagos a realizar.
Toda esta gestión propia de un ritual habitual y cotidiano está envuelta de numerosos documentos de todo tipo. Se envían y reciben correos electrónicos, se generan documentos, recibiendo múltiples propuestas para valorar. Se emiten pedidos desde la herramienta ERP se formalizan stocks, se controla la llegada de albaranes con su material, todo esto termina por decirlo de una manera, con la llegada de las facturas todas ellas diferentes y en ocasiones incorrectas siendo necesario efectuar reclamaciones con la correspondiente llegada de más documentación, una documentación que debe ser clasificada y almacenada en relación con la orden de compra.
Es evidente que una buena negociación es una posibilidad de ahorro y beneficio, pero no deja de ser un agobio y una perdida de tiempo notable el tener que trabajar de manera de esta manera tan análoga.
Con la llegada de la digitalización, aparece la Gestión Documental una solución al papeleo, a la diversidad de archivos y a la unificación de los procesos y sus documentos y esto sí que es un verdadero ahorro y beneficio para la empresa.
Primeros problemas sin un gestor documental:
Sin un gestor Documental como DocuWare los correos electrónicos e-mail relacionados con la orden de compra se almacenan en cada uno de los ordenadores que ha participado en la compra. Esto, es un problema ya que cualquier empleado que requiera información sobre la gestión requiere consultar a sus colegas y esperar que estos estén disponibles y dispongan de la información. Tenemos pues el primero de los problemas identificados y que con DocuWare resolvemos perfectamente.
Segundo problema:
Otro de los problemas es el de la llegada de presupuestos, algunos llegan por correo ordinario, otros por e-mail y estos se reenvían, se imprimen y para más dolor, incluso se pueden fotocopiar, por otro lado, se pueden guardar en carpetas del sistema para su clasificación y esto es otro dolor de cabeza, múltiples carpetas en el sistema y triple archivo, el del e-mail, los documentos en carpetas del sistema de red y los papeles en carpetas o bandejas, ¡todo ello fantástico!
Pero no hemos terminado, después de escoger la opción ganadora, emitimos el correspondiente pedido desde el propio e-mail o desde el ERP y nuevamente más papeleo y documentos sin enlace entre ellos. Luego viene los albaranes de entrega que se clasifican en carpetas al igual que las facturas que se imprimen en ocasiones o llegan directamente en papel.
Todo esto es fácilmente gestionable con DocuWare, con la Gestión Documental. Desde RIC.DOC un proceso de compras seria muy sencillo de gestionar logrando un ahorro de tiempo y costes muy importante.
Veamos pues como resolvemos una orden de compra:
Previa valoración procedemos al envío de correos electrónicos a los proveedores solicitando presupuestos sobre una compra que requerimos.
Estos correos emitidos se Almacenan en DocuWare guardando estos con un número de presupuesto, llegan los primeros correos de los proveedores con los presupuestos y estos se guardan en DocuWare en relación con el número de presupuesto, pero clasificando estos en estado pendiente de valoración.
Los usuarios del departamento disponen de una vista donde tienen una vista con los presupuestos pendientes de valoración. Un proceso interno decide la opción ganadora y procede a marcar uno de los presupuestos como aceptado y el resto como rechazados.
Ahora es el turno de solicitar el pedido:
Esto lo hacemos desde nuestro ERP imprimiendo este hacia la impresora DWprinter digital de DocuWare enviándose directamente el correo al proveedor por e-mail y quedando el pedido clasificado en el Gestor Documental de manera automática tomando el número de presupuesto y el número de pedido y en estado pendiente. Llegan los Albaranes, típico que hoy llega uno y mañana otro, no siempre, pero sucede.
Procedemos pues a su escaneo digital. DocuWare reconoce todas las zonas de interés del documento independientemente de su formato y firmando esto electrónicamente.
El albarán se almacena en DocuWare:
Quedando en relación con el número de pedido. Más adelante o durante el proceso podemos recibir o emitir correos en relación con el pedido, estos, los guardamos en DocuWare directamente en relación con el número de pedido. Una vez el pedido está completo, los usuarios con la vista predeterminada de pedidos pendientes proceden al marcado del pedido como completo permaneciendo a la espera de la llegada de la factura entrante. La factura se digitaliza y se firma electrónicamente por DocuWare permitiendo su destrucción, es decir, ¡Adiós al papel!
La factura al igual que el albarán se relacionan con el pedido se reconoce zonalmente recogiendo los valores como NIF, Importe, Cuota tributaria, tipo impositivo, dirección, razón social y otros tantos valores a necesitar.
Luego podemos guardar en relación con la factura los documentos de pago y otros documentos relacionado con la gestión de compra. Otra de las vistas posibles es la de facturas pendientes de pago, otro circuito interesante donde pueden intervenir otros actores, el tema está en que al final, la factura se paga o rechaza cambiando su estado en DocuWare.
Resumiendo, con DocuWare, conseguimos almacenar todos los documentos en un único repositorio de documentos, relacionar los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas entre ellos, así como los e-mails y otros documentos. Esto sí que es un verdadero ahorro ya que con una simple búsqueda localizamos todos los documentos en relación con el proceso. Sin DocuWare los documentos están dispersos y en múltiples formatos.
RIC.DOC es una empresa con experiencia contrastada en la gestión de procesos. Dispone de un equipo de profesionales capaz de afrontar cualquier proyecto, no dudes en contactar con nosotros.
