¿Por qué la automatización de procesos es ahora esencial para las empresas?

La automatización de procesos brinda una serie de beneficios para los negocios que no todas las empresas impulsan por miedo al cambio.

Pero la realidad es que la competitividad del mercado actual está obligando a los negocios a acelerar la sustitución de los procesos manuales con aplicaciones o software que hacen que las actividades del negocio sean más rentables, eficientes y ágiles vs. competencia.

Hay que remarcar que la definición de automatización en su gran mayoría, y desde nuestro punto de vista, debería definirse mejor como: semi-automatización. Definimos así, ya que el personal de la empresa o externos deben interactuar en diferentes puntos del proceso. Es importante que entendamos que la automatización siempre mejorará los indicadores de los negocios, ya que reducirá aquellos posibles errores manuales y además aumentará la calidad de los procesos del ciclo de trabajo y del negocio en su conjunto.

Hoy en día cualquier empresa tiene diversos procesos en varios ámbitos: ya sean de facturación, de producción, de compra, de formación interna o externa, de mejora del servicio, etc. En la gran mayoría de nuestros clientes, cuando los visitamos por primera vez, nos hemos encontrado que la comunicación entre los diferentes participantes se realizaba mediante correo electrónico, lo cual no garantizaba la entrega de la información ni su posible pérdida o fuga.
En RIC.DOC conseguimos mediante herramientas de BPM que la trazabilidad del proceso, se realice con absoluto control y además permite identificar las posibles inconsistencias.

Los negocios, aún siguen teniendo una visión reducida por la integración de herramientas/ software en los negocios. Aun así la automatización de procesos cada vez es más común en departamentos financieros, pero la realidad es que todo departamento puede optimizar sus procesos de negocio con la implantación de un buen sistema BPM. La información que vamos guardando y va pasando el tiempo, luego es mucho más tediosa de encontrar o en muchas ocasiones se convierte en algo inexistente.

Por ejemplo, ¿qué ventajas tiene la automatización en procesos en un departamento de compras?
– Consulta historial de ofertas solicitadas
– Historial de ofertas aceptadas
– Control de inversión
– Solicitud de autorizaciones según el importe de la inversión
– Estado del presupuesto anual
– Seguimiento de los pedidos realizados
– Controles de calidad

Si desde el inicio, y con el apoyo absoluto de la dirección de la empresa, se invierte en un buen sistema BPM, esto permitirá tener una visión de la situación de la empresa, ver en qué punto se encuentra uno, varios o todos los procesos y mediante la definición de KPI (Identificadores clave de rendimiento) tomar decisiones al respecto para seguir siendo los más competitivos posibles y productivos.

Todo ello permite realizar un análisis de tendencia de futuro, lo cual ya no limita la toma de decisiones a nivel de gerencia para ver qué camino seguir. ¿Y cuánto me va a costar implantar un BPM? A todos nuestros clientes les decimos que el retorno de la implantación es casi inmediato, ya que se tiene un control absoluto desde el principio.

Para tener éxito, antes es fundamental que se realice un análisis y esto requiere de personal cualificado, con conocimientos en diferentes ámbitos empresariales para posteriormente poder implementar en cualquier parte del negocio de la empresa. En RIC.DOC nos encargamos de escuchar las necesidades de cualquier empresa y proponemos las mejores soluciones que permiten ayudar en el hoy y el mañana de todos nuestros clientes.

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System Consultant