Necesito implantar un sistema de Gestión Documental, pero ¿por dónde debe empezar mi empresa?

Un proyecto de gestión documental para una compañía a priori no tenemos la consciencia que vaya a crear un trasiego importante ni que tengamos que afrontar un proceso de gestión del cambio como podría ocurrirnos y ahí si tenemos esa consciencia, con el cambio y la implantación de un ERP, un CRM o cualquier otro tipo de gestor que nos obligue a modificar de hábitos, usos y costumbres.

Siendo bastante cierta la afirmación anterior, no deberemos de perder de vista que un gestor documental es una herramienta y tal vez la que más, absolutamente transversal para una compañía.

El gestor documental nos puede ayudar desde la captura y contabilización automática de facturas de proveedor, hasta la gestión de los tiques de gastos, pasando por validaciones de pedidos de ventas o ayudando con circuitos de validación en procesos de calidad como una ISO. Así que con esta perspectiva transversal de esta herramienta antes de comenzar un proceso de implantación de gestión documental deberíamos al menos realizarnos cuatro preguntas:

• En qué punto nos encontramos.
• Como vamos a organizamos
• Como podemos mejorar y que objetivos nos marcamos
• Por donde y cuando empezamos.

Donde nos encontramos: El primer punto debería ayudarnos a realizar una parada técnica y reflexionar sobre la situación actual y analizar cuales son los flujos que recorren cada uno de los documentos que gestionamos, y que básicamente podrían agruparse en tres clases:
• los externos como podrían ser facturas, albaranes y pedidos de compras
• los internos para uso externo como facturas y pedidos de ventas. Albaranes de entrega y de transporte, …
• los internos para uso interno como podrían ser documentos de traspasos, de control de calidad, …

Cómo vamos a organizarnos: El segundo punto a tener en cuenta seria en preguntarnos cómo vamos a organizarnos. Debemos tener un plan. Debemos saber si vamos a querer únicamente traspasar el modelo analógico de archivo y gestión de documentos actual a digital. O por el contrario y más inteligente es ver como podemos aprovechar la herramienta digital para mejorar nuestro archivo y tratamiento de la documentación en cada una de las diferentes problemáticas analizadas en el punto anterior.

Como podemos mejorar y que objetivos nos marcamos: Con el análisis y las conclusiones del punto anterior deberemos decidir cuáles serán nuestros objetivos en relación con el proyecto ECM a corto, medio y largo plazo.

Por dónde y cuándo: Y por último será básico para un éxito del proyecto definir un plan ajustado de acción. Con toda la información y conclusiones de los puntos anteriores ahora deberemos ponerles fases, fechas, acciones y nombres a los actores que interactuaran con el proyecto.

Como vemos afrontar un proyecto de gestión documental no es afrontar un trasiego apara una compañía, aunque si merece la pena que lo tratemos como un proyecto en si mismo y para ello deberemos realizar un alto en el camino y como siempre analizar, madurar, resolver y planificar.

En RIC.DOC como especialistas en proyectos ECM, BPM y ERP es nuestra labor diaria ayudar a las empresas a realizar estas tareas y con la experiencia acumulada de años podemos aconsejar para conseguir un éxito en el cambio y no sufrir por la temida transformación digital.

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Key Account Manager de RIC.DOC.