Cambiar la manera de trabajar bajo un entorno digital

¿No sabes cuándo es la hora de hacer un cambio digital en tus procesos? La propuesta que hace RIC.DOC a sus clientes es implantar un Gestor Documental como DocuWare pero no para cambiar la manera de trabajar, sino para hacer lo mismo, pero bajo un entorno digital, es evidente que habrá que hacer un cambio, pero siempre a mejor. Aquí tienes un ejemplo de lo que te tendría que motivar.

Por mi trayectoria y experiencia profesional, siempre he dicho que la mayoría de las empresas gestionan sus procesos empresariales de manera similar, no hay muchas diferencias, quiero decir que un proceso de ventas o compras, por ejemplo, empieza por una relación informativa a nivel de presupuestos a clientes y proveedores, por la aceptación o no de los mismos, por la tramitación de pedidos y albaranes de salida de material o servicios a prestar, por la relación y gestión con clientes y proveedores durante la fase de venta y también de compra y como no, de la gestión de las facturas emitidas y entrantes, su validación, clasificación, contabilización, pago y conservación de las mismas y dicho esto, aquí empieza el hecho diferencial de cada empresa, de la manera en la que procede con sus clientes y proveedores.

El trabajo que hacemos en RIC.DOC consiste en ver y saber cómo trabajan los diferentes departamentos que forman una empresa y escuchar las inquietudes de los responsables en relación a los actuales procesos de trabajo.

Sabemos positivamente que una empresa necesita una herramienta de Gestión Documental, es decir un giro en la mecanización de procesos cuando a primera vista vemos montañas de papeles en las mesas.

Sabemos que a una empresa necesita una clasificación digital al ver estructuras inmensas de carpetas en su sistema informático y como no, sabemos que una empresa tiene un problema, al gestionar desde diferentes ordenadores una misma tarea, como por ejemplo la gestión de e-mails en relación a una compra, reclamación, otras.

Si cualquiera de estos factores es detectado, entonces podemos decir que la aplicación de un Gestor Documental es altamente recomendable por el rápido beneficio que supone su implantación. Pero hace falta que las empresas mejoren su competitividad, que mejoren los tiempos de respuesta y que reduzcan gastos innecesarios. La seguridad, también es un factor importante.

Una empresa necesita un Gestor Documental cuándo…
si por cada venta hecha imprime pedidos, albaranes u hojas de servicios y clasifica todos estos documentos en carpetas y a la vez imprime correos y los pone también junto a las carpetas acumulando estas en las mesas de trabajo hasta que no queda cerrada la venta y se guarda el expediente al archivo.
si sus empleados tienen que consultar el archivo para recuperar expedientes, para nueva clasificación de documentos o consulta.
si esta imprime constantemente albaranes, pedidos, facturas y hasta todo e-mail a papel para su clasificación al archivo o por tramitaciones.

Que supone la aplicación de un Gestor Documental como DocuWare? Los pedidos van directamente al Gestor Documental y quedan clasificadas por su numeral, no generan papel y pueden ser tramitados directamente por el flujo de trabajo configurado a su destinatario.
Los albaranes son tratados del mismo modo, digitalizados en caso de recepción o tramitados y firmados digitalmente en caso de envío, todos los documentos quedan clasificados en relación a pedidos y el proceso.

Dicho esto, la reducción del uso del papel es directamente un ahorro de dinero por su coste, por el ahorro en consumibles. El tiempo de gestión queda optimizado por la mecanización del proceso y aquí la empresa gana en competitividad por una mejor respuesta dual y para poder aprovechar el tiempo ganado para llevar a cabo tareas que antes no serían posibles.

Toda gestión digital comporta sustituir hábitos de trabajo en papel a digital, esto quiere decir por ejemplo que una nota hecha de cualquier documento sea hecho en digital y esta es indexada, seguro que será encontrada con mucha facilidad.

Un e-mail queda directamente clasificado contra el expediente o documento relacionado y esto supone que cualquier empleado podría responder o atender cualquier petición de cliente proveedor y no tener que esperar a que la persona que supuestamente tenga aquella información pueda facilitarla. Aquí el beneficio es nuevamente por competitividad, tiempo y seguridad.

El Gestor Documental DocuWare supone que no hace falta tener un árbol de archivos digitales en la red, todos los documentos quedan clasificados en relación a los expedientes o documentos. En este caso el ahorro y beneficio está en la clasificación de toda la documentación en un único almacén de datos, en la no duplicidad de documentación y la rápida tramitación y consulta en caso de necesidad.

¿Te imaginas trabajar sin grapas, clips, carpetas y papeles que en encuentran por las mesas? ¿Te imaginas encontrar un documento en sólo dos click de ratón? Pues confía en nosotros, nuestra experiencia y trayectoria nos avala.

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System Consultant de RIC.DOC.