¿Cambiamos de ERP?

Sin duda, una decisión muy importante, algo que merece su meditación, valoración y debida planificación.

Un cambio de ERP, adaptación o nueva adquisición de una Herramienta de Gestión para la empresa no es una banalidad, no es tampoco ejecutar un setup.exe y seguir instrucciones, es una decisión muy importante que afecta de lleno a la operativa de la organización y a su futuro por lo que todos los pasos a efectuar deben estar plenamente consensuados entre el cliente y su proveedor de servicios.

¿Cuándo se indica un cambio de ERP? La mayoría de las PYME inician sus andaduras con herramientas que cumplen perfectamente con su cometido inicial, pero que por crecimiento o normativas deben de ser cambiadas.

Muchas empresas disponen de soluciones que por separado cumplen su función, pero que no guardan relación entre los procesos requiriendo usar diferentes aplicaciones para poder gestionar por ejemplo un circuito de Compras o Ventas, es decir, se puede generar un pedido o presupuesto mediante un aplicativo, pero no se guarda el documento en relación con los albaranes y facturas, no existe una herramienta de visión global con enlace al proceso y a los documentos, una trazabilidad.

Otros aplicativos quizás guarden más relaciones entre documentos incluyendo por ejemplo gestión de almacenes, pero no tienen quizás una herramienta de contabilidad financiera. Otros por sus características no se adaptan a cambios normativos o si lo hacen deben de sufrir actualizaciones directas del fabricante.

Todas estas dificultades que aparecen con el tiempo pueden llegar a afectar directamente a la productividad y la competencia de la empresa, por eso un cambio de ERP se convierte en la mayoría de las ocasiones en una necesidad para la supervivencia.

Otra de las posibilidades de cambio de ERP es cuando la empresa abre nuevas líneas de negocio y la herramienta existente o bien no se adapta o su adaptación puede ser algo sumamente compleja y traumática. En ocasiones también sucede que por este tipo de motivos el proveedor no pueda satisfacer los cambios por conocimiento o por posibilidades del producto.

Puesto a efectuar un cambio de ERP debemos de considerar que: este pueda ser usado en la nube en una instalación local y que este sea modular, es decir que podamos adquirir los servicios de módulos específicos y no pagar por una herramienta repleta de funciones que probablemente no se utilicen, dicho esto el proveedor del ERP no debe de ser un simple proveedor de servicios, debe ser un buen consultor y un socio tecnológico para el cliente, alguien que transmita confianza y conocimiento, que ofrezca ya no solo un buen conocimiento de la solución a implantada, debe ser también un bien conocedor del negocio de su cliente y de los procesos empresariales.

¿Debo de pasar todos existentes al nuevo al nuevo ERP? Esto dependerá en la mayoría de las ocasiones de una cuestión técnica y a la vez económica, la adquisición de un ERP no es cualquier cosa y esta respuesta merece todo un proceso consultor. Cierto que en la mayoría de las ocasiones con transferir clientes, proveedores, artículos y cuentas podemos tener una buena base para empezar a trabajar y en ocasiones dependiendo del cliente y su ERP existente poco más se puede hacer, pero si se pide por ejemplo el traspaso de toda una actividad comercial, entonces requiere tiempo y valoración. En ocasiones los dos ERP pueden estar operativos durante un tiempo, uno para nueva información y el anterior como Consulta.

¿Como debe de ser nuestro ERP? Como ya hemos comentado la base de este debe de ser modular, pero Nuestro ERP debe poder Gestionar los procesos de la empresa a nivel de Compras y Producción, Ventas y Tesorería, Calidad y CRM, Contabilidad, Gestión Documental o ECM permitiendo una gestión de los procesos incluyendo las funcionalidades de un buen BPM. Debe permitir una buena usabilidad de los datos para mandos intermedios o directivos, facilitar información de un modo a través de sistemas de obtención, análisis y transformación de los datos como por ejemplo cuadros de mandos integrales, indicadores, informes y gráficos dinámicos.

Debe de disponer de la posibilidad de poder efectuar adaptaciones que por actualizaciones del producto no se vean afectadas, es decir nuevamente programas. Debe ser también un sistema que permita el enlace con otras aplicaciones mediante conexiones Web u otras tecnologías relacionadas.

Des de RIC.DOC apostamos por SAP Business One como ERP para PYME por su usabilidad, por la posibilidad de uso en la Nube o en local con base de datos Microsoft SQL o SAP HANA, por su acceso desde un dispositivo móvil, por su diseño, por su fácil y rápida implantación, por su flexibilidad de adaptación y por los más de 500 complementos de que dispone. Por poder tratar debidamente cualquier proceso de Contabilidad y Finanzas, Gestión Comercial CRM para Ventas y Clientes, Compras y Operaciones, Servicios, Inventario y Almacén, Gestión de proyectos control de producción obtención de informes y Administración. Es también una solución eCommerce b2b y b2c, para portales web y Apps empresariales integradas.

RIC.DOC apuesta y asesora a sus clientes en SAP Business One por la garantía de mantenimiento y de evolución del producto, por el gran equipo humano que día a día trabaja para y mejorar y adaptar un producto líder en todo el mundo.

About the Author:

System Consultant de RIC.DOC.