Uno de los problemas más frecuentes del proceso de ventas de las empresas es la gestión de los albaranes, la confirmación de entrega es lo que permite la emisión de las facturas y el control de posibles reclamaciones, por lo tanto, cualquier error o descontrol de documentación sería motivo en caso de reclamación o auditoría, de controversia y conflicto para todas las partes.
El volumen de entregas diarias hace que este proceso sea, en un momento dado, de mucha dedicación y control por parte de los diferentes departamentos que gestionan el albarán, desde su edición hasta su clasificación y control para la herramienta de gestión. Un ejemplo claro de los problemas actuales de las empresas, y de los que RIC.DOC aportamos soluciones concretas, es precisamente el de la optimización del proceso de ventas.
Un proceso habitual de lo que normalmente optimizamos parte de la edición de un albarán de entrega consecuencia de la petición de compra de un producto o servicio, normalmente este albarán en caso de hacer referencia a un material almacenado conlleva imprimir en papel diferentes copias del albarán, unas copias que van a parar a administración, pasan por el almacén, para preparar la salida de material, y la copia también llega para el transporte que deberá devolver firmada.
Una vez disponemos del albarán de entrega firmado por parte del almacén, entonces, hay que escalar éste al departamento de administración para gestionarlo, emitir la correspondiente factura y clasificar debidamente el albarán en el archivo, como registro histórico y como comprobante de posibles reclamaciones. Cabe decir que en muchas ocasiones también hay que guardar los comprobantes de entrega del transportista y asociar estos en el albarán, en el proceso de venta.
El problema de la gestión en papel de una venta está en el tiempo necesario para actuar en caso de reclamaciones, el coste en concepto de papel y material, la gestión de documentos derivados de las reclamaciones y adjuntos a este proceso, como e-mail y otros, y las consecuencias de no encontrar documentación, es decir en la no posibilidad de reclamar el pago del servicio o material entregado.
Desde RIC.DOC somos especialistas en optimizar el proceso de ventas y garantizar la total seguridad de la documentación. Una vez hecho el proceso consultor, disponemos de diferentes posibilidades que después adaptamos a la necesidad de cada cliente. Podemos reducir el consumo de papel y la gestión de tiempo incorporando un Gestor Documental o hacer un tratamiento absolutamente digital incorporando la Firma Biométrica.
Desde RIC.DOC podemos proponer dependiendo de la casuística que el albarán quede generado digitalmente.
Te contamos un ejemplo de posible proceso:
1/ Desde la misma herramienta de Gestión pendiente del almacén a la espera de tratar el documento.
2/ Una vez preparado el pedido, hacemos impresión en papel para que el destinatario firme el documento una vez entregado el material.
3/ Al llegar el documento al almacén procedemos a su digitalización reconociendo el documento y clasificando este directamente al sistema documental y como documento firmado.
4/ El documento en papel queda almacenado en el archivo, pero toda búsqueda del documento queda sujeto al documento digital.
5/ Por este procedimiento el ahorro está en la reducción del papel utilizado, el tiempo de archivo y la gestión de búsqueda y reclamación de cualquier entrega.
Otra posibilidad está en la no generación de papel:
1/ Procedemos a imprimir digitalmente el albarán quedando pendiente del almacén y su preparación.
2/ Una vez preparada la petición procedemos a la entrega del material al transportista, todo firmado biométricamente el correspondiente documento de entrega para su transporte.
3/ Por otra parte, el almacén, envía al cliente el albarán del material servido, este, dará su consentimiento electrónico que no será más que la confirmación del material entregado.
4/ Sólo quedaría guardar el comprobante de entrega del transportista, pero más que nada por el control de la calidad de entrega o posibles reclamaciones más orientadas al transporte.
5/ En este caso la Firma Biométrica combinada con el Gestor Documental garantizando la total seguridad sobre el proceso, un ahorro de tiempo y dinero en concepto de material
6/ Siempre encontraremos aquel albarán reclamado y toda la documentación adicional que supuso su envío y posibles reclamaciones.
Desde RIC.DOC somos plenamente conocedores de los procesos habituales de compras y ventas con sus variedades dependiendo del sector a tratar, sabemos que podemos ser de gran ayuda y optimización de todo tipo de proceso.
