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Inicio 2017-11-07T10:05:24+00:00

Ampliamos nuestras divisiones

Reprografia Industrial de Catalunya refuerza su línea de negocio de Gestión Documental con la ampliación de su división RIC.DOC que completa la oferta de soluciones y servicios personalizados a disposición de todos sus clientes.

RIC.DOC cuenta con nuevos agentes que darán respuesta a cualquier necesidad actual y futura de su empresa: sus procesos de trabajo y la gestión documental, se verán optimizados, consiguiendo importantes ahorros de costes en su compañía.

Procesos Documentales

Gestión Documental

Convierte los documentos de tu empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.
Gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Un nuevo sistema de gestión documental puede llegar a transformar su empresa. Para conseguirlo, necesita experiencia.

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Un nuevo sistema de gestión documental puede llegar a transformar su empresa. Para conseguirlo, necesita experiencia.

El punto de partida

  • No existe un criterio centralizado de cómo gestionar la documentación.

  • Pérdida excesiva de tiempo para encontrar la información necesaria para la toma de decisiones.

  • Escasa indexación y sistematización de la información.

  • Gasto innecesario de impresión.

  • Escaso o prácticamente nulo control de las versiones de los documentos.

  • Alto riesgo de duplicar información.

Aunque las compañías constantemente realizan grandes esfuerzos para el ahorro de costes, muy pocas son conscientes del volumen de dinero que pueden llegar a ahorrarse tan sólo optimizando la gestión de sus documentos.

Los desafíos

  • Automatizar y agilizar todo el proceso.

  • Unificación de criterios.

  • Optimización estructural.

  • Minimizar el tiempo invertido en la manipulación y distribución de los documentos.

  • Aumentar el control del proceso.

  • Archivo automático y vinculado de todos los documentos generados en el proceso.

  • Evitar pérdidas de documentos.

  • Disminuir el volumen del archivo físico progresivamente.

Eficiencia y productividad

Si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

Sabía que…

Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento.

Reducción de
los costes

La creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 € al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.

Sabía que…

En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.

Seguridad y normativa

Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención.

Sabía que…

Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a perderse o extraviarse.

Continuidad empresarial

Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre.

Sabía que…

7 de cada 10 empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.

BPM

Mejora el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de tu organización.

Gracias a nuestras soluciones de BPM (Business Proces Management / Gestión de Procesos de Negocio) obtendrás una metodología cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización.

A través del BPM se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar los diversos procesos de negocio de la compañía.

La cadena de valor es un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan las acciones y las actividades en una empresa.

Implementación de un BPM

La implementación paulatina de un enfoque basado en procesos permiten a una organización:

  • Establecer indicadores de gestión para los procesos básicos de la organización e indicadores de resultados (calidad del producto y satisfacción del cliente).

  • Simplificar y estandarizar los flujos de operación.

  • Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando “agujeros negros”.

  • Eliminar actividades sin valor agregado.

  • Mejorar los flujos de información.

  • Reducir tiempos de operación.

  • Mejorar la calidad del servicio.
  • Normalizar las mediciones de desempeño organizacionales e individuales.
  • Definir de manera clara los productos de cada operación.
  • Identificar al responsable de cada proceso o subproceso.
  • Identificar oportunidades concretas de mejoras en forma continua.
  • Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión estratégica.
Gestión y proceso del BPM

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

  • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

  • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

  • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

  • Facilitar la movilidad del personal.

  • Soportar procesos de reingeniería de negocio.

  • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

  • Adicionalmente optimizar el servicio.

  • Mejorar la gestión del conocimiento.

Ticketing

Facilita el funcionamiento de tu empresa con nuestras soluciones de “Ticketing”, o gestor de gastos por representación.

Desde RIC.DOC ofrecemos este módulo adicional a los estándares de la gestión documental para la gestión de los gastos de representación.

Este módulo nos permite:

  • Escaneo de los tickets (parkings, autopistas, almuerzos,) con el móvil.

  • Una vez escaneado el Gestor documental se encargará del resto:

    • Procesos de validación mediante flujos de trabajo (workflow)
    • Archivo
    • Presentación bajo diversos formatos
  • Este módulo está sujeto a las normativas legales presentes por lo que nos permitirá la destrucción del original.

Firma biométrica

No se trata de una simple firma, la captura de una imagen a través de cualquier dispositivo.

La firma digital biométrica está sujeta a las normativas legales actuales y actúa como un grafólogo capturando el trazo, la velocidad, la presión, el alzado y varias propiedades más de la firma lo que garantiza su validez legal.

Por lo que con este módulo de firma digital biométrica podemos garantizar seguridad jurídica, facilidad de uso, ahorro, garantía procedimental y agilidad.

El cifrado, la seguridad y la calidad

Todos los documentos guardados en archivadores se cifran automáticamente por medio del proceso de cifrado AES (AdvancedEncryption Standard). AES es el sucesor de DES (Data Encryption Standard). Actualmente AES constituye uno de los procesos de cifrado simétrico más seguros. Cuenta con la aprobación del gobierno de Estados Unidos como norma de cifrado estadounidense para documentos con el nivel de autorización de seguridad más elevado (alto secreto) y cumple los requisitos de seguridad más estrictos.

AES con una longitud de clave de 256 bits para ofrecer la máxima protección a la hora de cifrar.

Firma biométrica

ERP

Damos asesoramiento, consultoría y recursos técnicos para la implantación de ERP’s de primera línea mundial.
Beneficios del ERP

En RIC.DOC cubrimos toda la problemática de la Transformación digital.

En esta línea damos asesoramiento, consultoría y recursos técnicos para la implantación de ERP’s de primea línea mundial, Enterprise Resource Planning; Planificador de Recursos Empresariales.

Somos socios del mayor fabricante mundial de soluciones de gestión para empresas, SAP.

Damos todos los servicios necesarios para que la PYME tenga todas las garantías de una exitosa Transformación Digital de mano de  RIC.DOC.

SAP BUSINESS ONE para PYMES

Nuestra división de SAP BO para PYMES dispone de las herramientas necesarias para ayudarle a realizar una transformación digital con las máximas garantías de éxito.

SAP Pymes
SAP Member

Aspectos cruciales para una implantación exitosa

Existe una base muy importante que toda empresa que se plantee la implantación de un nuevo ERP debe tener en cuenta: una implantación exitosa no ocurre por accidente.

Fijación de objetivos y alcance del proyecto
Con un análisis realista que recoja el momento en el que se encuentra la empresa y hacia dónde quiere ir, se evitarán sorpresas futuras que podrán derivar no sólo en pérdida de tiempo, sino también dinero.
Equipo
Para un trabajo de esta envergadura, los miembros del equipo no pueden dejarse a su suerte.
Asignación de los aspectos críticos
Hablamos de un proyecto sensible que puede poner en jaque el día a día de cualquier empresa, por lo que las principales funcionalidades deben dejarse en manos de técnicos especialistas y de confianza.
Fija expectativas claras
Lo que para uno puede ser un trabajo perfecto, para otro puede ver un proyecto a media hacer. Para no encontrarse sorpresas, la mejor opción es fijar las expectativas que se van a utilizar con anterioridad.
Priorizar las tareas y desarrollar una jerarquía
La implantación de un ERP puede demorarse bastantes meses en el tiempo, por ello, las tareas deben estar priorizadas con el objetivo de que no se queden en un limbo organizacional.

Funcionalidades básicas por departamento

  • Plan de cuentas
  • Asientos de diario
  • Modelos de contabilización
  • Contabilizaciones periódicas
  • Tipos de cambio en varias monedas
  • Informes financieros
  • Gestión de presupuesto
  • Contabilidad de costes
  • Varios períodos contables
  • Pagos recibidos
  • Pagos efectuados
  • Ejecución de pago
  • Procesamiento de extractos bancarios
  • Cheques
  • Créditos
  • Pagos diferidos
  • Conciliación de cuentas
  • Activos fijos
  • SEPA
  • Gestión de oportunidades y previsiones de ventas
  • Gestión de contactos
  • Gestión de actividades
  • Calendario
  • Gestión de campañas
  • Acuerdos globales
  • Ofertas
  • Pedidos
  • Entregas
  • Devoluciones
  • Facturas
  • Reclamaciones
  • Listas de precios en varias monedas
  • Precios especiales
  • Período y descuentos por volumen
  • Gestión de clientes
  • Cálculo del beneficio bruto
  • Integración con Microsoft Office
  • Gestión de servicios
  • Planificación de servicios
  • Seguimiento de varias interacciones con los clientes
  • Gestión de tarjetas de equipo
  • Cuadros de mandos de servicios
  • Contratos de servicio
  • Interacción móvil
  • Operaciones periódicas
  • Integración de recursos humanos
  • Base de datos de conocimientos
  • Calendario de servicios
  • Procesamiento de llamadas de servicio
  • Solicitud de compra
  • Ofertas de compra
  • Solicitud de oferta mediante Web
  • Pedidos
  • Pedidos de compras para la entrada de mercancías
  • Devoluciones de mercancías
  • Factura de acreedores
  • Factura de anticipo de deudores
  • Factura/solicitud de anticipo
  • Cancelar documentos de marketing
  • Abonos de acreedores
  • Costes totales
  • Intrastat
  • Proceso de importación
  • Flujo de trabajo
  • Gestión de artículos
  • Listas de artículos
  • Listas de precios
  • Entradas de mercancías
  • Salidas de mercancías
  • Transacciones de inventario
  • Transferencias
  • Acuerdo de números de serie
  • Gestión de números de lote
  • Recogida y embalaje
  • Operaciones periódicas
  • Seguimiento del inventario
  • Ubicación de los contenedores
  • Varias mediciones
  • Listas de materiales
  • Conjuntos de artículos
  • Órdenes de fabricación
  • Salidas de mercancías
  • Entradas de mercancías
  • Cuadros de mandos de producción
  • Determinación de cuentas de mayor
  • Gestión del ciclo de vida
  • Cálculo de costes del artículo
  • Previsiones
  • Planificación de necesidades de material
  • Operación de envío a través de terceros
  • Fabricación sobre pedido
  • Recomendación de pedidos

Nosotros

RIC.DOC, la división de Software y Soluciones Tecnológicas de Reprografia Industrial de Catalunya ayudamos a las empresas a evolucionar sin miedo hacia la transformación digital.
Con el conocimiento de que lo digital ha multiplicado exponencialmente la manera de trabajar de todas las empresas, formamos un equipo capaz de afrontar proyectos de cualquier sector y dimensión, aplicando la mejor solución, que se adapte a las gestiones actuales de cada cliente de manera sencilla y sin alterar sus rutinas y consiguiendo: agilizar los métodos de trabajo, sin riesgos y abordar nuevas oportunidades.
Nuestros Servicios de Consultaría de Transformación Digital ayudan a los negocios a entender la metodología del cambio que deben introducir y desarrollar. Y todo esto, según cada caso, lo hacemos analizando el posible impacto de la digitalización en el negocio, teniendo una visión más amplia y global de los diferentes escenarios, departamentos y personas que intervienen.

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