Loading...
Inicio 2018-10-19T13:28:21+00:00

Ampliamos nuestras divisiones

Reprografia Industrial de Catalunya refuerza su línea de negocio de Gestión Documental con la ampliación de su división RIC.DOC que completa la oferta de soluciones y servicios personalizados a disposición de todos sus clientes.

RIC.DOC cuenta con nuevos agentes que darán respuesta a cualquier necesidad actual y futura de su empresa: sus procesos de trabajo y la gestión documental, se verán optimizados, consiguiendo importantes ahorros de costes en su compañía.

Procesos Documentales

Gestión Documental

Convierte los documentos de tu empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.
Gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Un nuevo sistema de gestión documental puede llegar a transformar su empresa. Para conseguirlo, necesita experiencia.

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Un nuevo sistema de gestión documental puede llegar a transformar su empresa. Para conseguirlo, necesita experiencia.

El punto de partida

  • No existe un criterio centralizado de cómo gestionar la documentación.

  • Pérdida excesiva de tiempo para encontrar la información necesaria para la toma de decisiones.

  • Escasa indexación y sistematización de la información.

  • Gasto innecesario de impresión.

  • Escaso o prácticamente nulo control de las versiones de los documentos.

  • Alto riesgo de duplicar información.

Aunque las compañías constantemente realizan grandes esfuerzos para el ahorro de costes, muy pocas son conscientes del volumen de dinero que pueden llegar a ahorrarse tan sólo optimizando la gestión de sus documentos.

Los desafíos

  • Automatizar y agilizar todo el proceso.

  • Unificación de criterios.

  • Optimización estructural.

  • Minimizar el tiempo invertido en la manipulación y distribución de los documentos.

  • Aumentar el control del proceso.

  • Archivo automático y vinculado de todos los documentos generados en el proceso.

  • Evitar pérdidas de documentos.

  • Disminuir el volumen del archivo físico progresivamente.

Eficiencia y productividad

Si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

Sabía que…

Reducción de

La creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 € al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.

Sabía que…

Seguridad y normativa

Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención.

Sabía que…

Continuidad empresarial

Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre.

Sabía que…

BPM

Mejora el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de tu organización.

Gracias a nuestras soluciones de BPM (Business Proces Management / Gestión de Procesos de Negocio) obtendrás una metodología cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización.

A través del BPM se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar los diversos procesos de negocio de la compañía.

La cadena de valor es un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan las acciones y las actividades en una empresa.

Implementación de un BPM

La implementación paulatina de un enfoque basado en procesos permiten a una organización:

  • Establecer indicadores de gestión para los procesos básicos de la organización e indicadores de resultados (calidad del producto y satisfacción del cliente).

  • Simplificar y estandarizar los flujos de operación.

  • Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando “agujeros negros”.

  • Eliminar actividades sin valor agregado.

  • Mejorar los flujos de información.

  • Reducir tiempos de operación.

  • Mejorar la calidad del servicio.
  • Normalizar las mediciones de desempeño organizacionales e individuales.
  • Definir de manera clara los productos de cada operación.
  • Identificar al responsable de cada proceso o subproceso.
  • Identificar oportunidades concretas de mejoras en forma continua.
  • Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión estratégica.
Gestión y proceso del BPM

La realidad de la gestión documental desde la visión empresarial

  • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

  • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

  • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

  • Facilitar la movilidad del personal.

  • Soportar procesos de reingeniería de negocio.

  • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

  • Adicionalmente optimizar el servicio.

  • Mejorar la gestión del conocimiento.

ERP

Damos asesoramiento, consultoría y recursos técnicos para la implantación de ERP’s de primera línea mundial.
Beneficios del ERP

En RIC.DOC cubrimos toda la problemática de la Transformación digital.

En esta línea damos asesoramiento, consultoría y recursos técnicos para la implantación de ERP’s de primea línea mundial, Enterprise Resource Planning; Planificador de Recursos Empresariales.

Somos socios del mayor fabricante mundial de soluciones de gestión para empresas, SAP.

Damos todos los servicios necesarios para que la PYME tenga todas las garantías de una exitosa Transformación Digital de mano de  RIC.DOC.

SAP BUSINESS ONE para PYMES

SAP Business One es una solución de software de gestión empresarial (ERP) referente a nivel mundial, accesible y fácil de usar, pensada específicamente para las pequeñas y medianas empresas.

Única e integrada, proporciona una visibilidad completa de todo negocio y un control total sobre cualquier aspecto relacionado con las operaciones. Recopila la información empresarial más importante y permite que toda la empresa pueda acceder a ella y utilizarla. A diferencia de los paquetes y hojas de cálculo de contabilidad, esta solución pone a disposición todo lo que se necesita para gestionar las áreas empresariales clave de cualquier negocio. 

SAP Member

Aspectos cruciales para una implantación exitosa

Existe una base muy importante que toda empresa que se plantee la implantación de un nuevo ERP debe tener en cuenta: una implantación exitosa no ocurre por accidente.

Fijación de objetivos y alcance del proyecto
Con un análisis realista que recoja el momento en el que se encuentra la empresa y hacia dónde quiere ir, se evitarán sorpresas futuras que podrán derivar no sólo en pérdida de tiempo, sino también dinero.
Equipo
Para un trabajo de esta envergadura, los miembros del equipo no pueden dejarse a su suerte.
Asignación de los aspectos críticos
Hablamos de un proyecto sensible que puede poner en jaque el día a día de cualquier empresa, por lo que las principales funcionalidades deben dejarse en manos de técnicos especialistas y de confianza.
Fija expectativas claras
Lo que para uno puede ser un trabajo perfecto, para otro puede ver un proyecto a media hacer. Para no encontrarse sorpresas, la mejor opción es fijar las expectativas que se van a utilizar con anterioridad.
Priorizar las tareas y desarrollar una jerarquía
La implantación de un ERP puede demorarse bastantes meses en el tiempo, por ello, las tareas deben estar priorizadas con el objetivo de que no se queden en un limbo organizacional.

Funcionalidades básicas por departamento

  • Plan de cuentas
  • Asientos de diario
  • Modelos de contabilización
  • Contabilizaciones periódicas
  • Tipos de cambio en varias monedas
  • Informes financieros
  • Gestión de presupuesto
  • Contabilidad de costes
  • Varios períodos contables
  • Pagos recibidos
  • Pagos efectuados
  • Ejecución de pago
  • Procesamiento de extractos bancarios
  • Cheques
  • Créditos
  • Pagos diferidos
  • Conciliación de cuentas
  • Activos fijos
  • SEPA
  • Gestión de oportunidades y previsiones de ventas
  • Gestión de contactos
  • Gestión de actividades
  • Calendario
  • Gestión de campañas
  • Acuerdos globales
  • Ofertas
  • Pedidos
  • Entregas
  • Devoluciones
  • Facturas
  • Reclamaciones
  • Listas de precios en varias monedas
  • Precios especiales
  • Período y descuentos por volumen
  • Gestión de clientes
  • Cálculo del beneficio bruto
  • Integración con Microsoft Office
  • Gestión de servicios
  • Planificación de servicios
  • Seguimiento de varias interacciones con los clientes
  • Gestión de tarjetas de equipo
  • Cuadros de mandos de servicios
  • Contratos de servicio
  • Interacción móvil
  • Operaciones periódicas
  • Integración de recursos humanos
  • Base de datos de conocimientos
  • Calendario de servicios
  • Procesamiento de llamadas de servicio
  • Solicitud de compra
  • Ofertas de compra
  • Solicitud de oferta mediante Web
  • Pedidos
  • Pedidos de compras para la entrada de mercancías
  • Devoluciones de mercancías
  • Factura de acreedores
  • Factura de anticipo de deudores
  • Factura/solicitud de anticipo
  • Cancelar documentos de marketing
  • Abonos de acreedores
  • Costes totales
  • Intrastat
  • Proceso de importación
  • Flujo de trabajo
  • Gestión de artículos
  • Listas de artículos
  • Listas de precios
  • Entradas de mercancías
  • Salidas de mercancías
  • Transacciones de inventario
  • Transferencias
  • Acuerdo de números de serie
  • Gestión de números de lote
  • Recogida y embalaje
  • Operaciones periódicas
  • Seguimiento del inventario
  • Ubicación de los contenedores
  • Varias mediciones
  • Listas de materiales
  • Conjuntos de artículos
  • Órdenes de fabricación
  • Salidas de mercancías
  • Entradas de mercancías
  • Cuadros de mandos de producción
  • Determinación de cuentas de mayor
  • Gestión del ciclo de vida
  • Cálculo de costes del artículo
  • Previsiones
  • Planificación de necesidades de material
  • Operación de envío a través de terceros
  • Fabricación sobre pedido
  • Recomendación de pedidos

Firma biométrica

La firma biométrica con mayores garantías del mercado
La biometría de la firma

Recogemos información biométrica del dispositivo (velocidad, inclinación, presión, …) y la codificamos según el estándar ISO/IEC 19794-7, lo que garantiza su valoración pericial futura, con independencia de la evolución tecnológica.
Además, dispone de una herramienta de análisis forense y comparación de firmas biométricas para facilitar la labor pericial caligráfica.

Tipos de dispositivos

Los dispositivos empleados deben cumplir con unas premisas obligatorias de captura de elementos biométricos necesarios, pero no todos los dispositivos proporcionan información de presión, siendo este dato fundamental para hacer una valoración caligráfica fiable.
Apostamos por el empleo únicamente de tablets con stylus con capacidad de recoger presión y visualizar íntegramente el documento.

El cifrado, la seguridad y la calidad

Los datos biométricos son cifrados e incrustados en el documento, empleando para ello una clave pública cuya contraparte (clave privada) se encuentra custodiada en sede notarial. Además, para garantizar la integridad del documento se emplea un certificado digital de un sólo uso para la firma electrónica del documento y un sello de tiempo.

El resultado final es un PDF firmado conforme al estándar de firma longeva (LT) de Acrobat, lo que garantiza su validación a lo largo del tiempo.

Firma Remota

Sistema seguro que permite firmar documentos con un doble sistema de autenticación y cuando quieras.
  • Evita el desplazamiento de documentos y personas.

  • Aumenta la productividad y eficiencia en los procesos de negocio.

  • Aporta mayor validez que el proceso de firma tradicional.

  • Agiliza el proceso con total garantía y facilita el acceso inmediato a la información.

  • Elimina los costes asociados a la impresión, gestión y archivado del papel.

  • Seguridad en el cifrado de los procesos de firma y documentos.

El objetivo de una Firma Remota es firmar cualquier documento sin necesidad de que viaje ni el documento físico ni el/los firmante/s.

Ticketing

Facilita el funcionamiento de tu empresa con nuestras soluciones de “Ticketing”, o gestor de gastos por representación.

Desde RIC.DOC ofrecemos este módulo adicional a los estándares de la gestión documental para la gestión de los gastos de representación.

Este módulo nos permite:

  • Escaneo de los tickets (parkings, autopistas, almuerzos,) con el móvil.

  • Una vez escaneado el Gestor documental se encargará del resto:

    • Procesos de validación mediante flujos de trabajo (workflow)
    • Archivo
    • Presentación bajo diversos formatos
  • Este módulo está sujeto a las normativas legales presentes por lo que nos permitirá la destrucción del original.

Nosotros

RIC.DOC, la división de Software y Soluciones Tecnológicas de Reprografia Industrial de Catalunya ayudamos a las empresas a evolucionar sin miedo hacia la transformación digital. – Ver vídeo corporativo

Con el conocimiento de que lo digital ha multiplicado exponencialmente la manera de trabajar de todas las empresas, formamos un equipo capaz de afrontar proyectos de cualquier sector y dimensión, aplicando la mejor solución, que se adapte a las gestiones actuales de cada cliente de manera sencilla y sin alterar sus rutinas y consiguiendo: agilizar los métodos de trabajo, sin riesgos y abordar nuevas oportunidades.

Nuestros Servicios de Consultoría de Transformación Digital ayudan a los negocios a entender la metodología del cambio que deben introducir y desarrollar. Y todo esto, según cada caso, lo hacemos analizando el posible impacto de la digitalización en el negocio, teniendo una visión más amplia y global de los diferentes escenarios, departamentos y personas que intervienen.

Soluciones de Impresión 3D

Reinventa el modo de elaborar prototipos y crea piezas funcionales de calidad a una velocidad hasta 10 veces más rápida
Más información en RIC.3D

Algunos de nuestros clientes

Contacta con nuestro departamento comercial para más información

CONTACTO